Aus dem Azubi-Alltag

Heute: Rechnungsprüfung

Prüfung der Eingangsrechnungen

Nach meinen Erfahrungen, die ich in den Bereichen Einkauf/ Lager und Technik machen durfte, ist meine nächste Station die Abteilung Rechnungsprüfung. Hier findet quasi alles, was ich während der letzten Monate lernen durfte, seinen Abschluss.

Aber natürlich neigt sich meine Ausbildung dadurch nicht dem Ende zu. Denn es gibt noch viele andere Teilbereiche für mich zu entdecken. Unter anderem z. B. die Personal-Abteilung, das Marketing oder die IT.

Um zu beantworten, was in der Rechnungsprüfung seinen Abschluss findet, blicken wir noch einmal auf die Abteilungen zurück, welche ich in der Vergangenheit durchlaufen habe.

In der Werkstatt z. B. werden die Busse repariert. Benötigt einer dieser Busse ein Ersatzteil, geht der Mechaniker ins Ersatzteillager und holt sich das nötige Material. Sollte das benötigte Teil nicht auf Lager sein, wird dieses zunächst bestellt. Hierzu wird eine Bestellanforderung im SAP-System angelegt mit den dazugehörigen Daten wie z. B. die benötigte Ware, der Preis und der Wunschlieferant. Diese Bestellanforderung muss dann zunächst von 2 weiteren Personen freigegeben werden, welche die Berechtigung dazu haben (Vieraugenprinzip). Daraus wird dann durch unseren Einkaufsmitarbeiter eine Bestellung generiert und dem Lieferanten zusammen mit der Bestellnummer per Fax oder E-Mail zugesendet. Wenn das bestellte Material im Lager eintrifft, wird es anhand des Lieferscheines kontrolliert. Gibt es nichts zu beanstanden, bekommt der Mechaniker das gewünschte Material und der Lagerverwalter bestätigt im SAP-Programm den Eingang der Ware.

So, jetzt fehlt nur noch die Rechnung vom Lieferanten und wir sind im Thema.

Bekommt jetzt die Kollegin von der Rechnungsprüfung diese Rechnung auf den Tisch, wird sie zuerst mit einem Datum-Eingangsstempel versehen. Anschließend wird diese dann von der Rechnungsprüfung, wie der Name schon sagt, geprüft und anschließend „gebucht“.

Meine Hauptaufgabe war es, eingegangene Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen aus unserem System zu vergleichen. Dafür habe ich über die auf der Rechnung angegebene Bestellnummer die Bestellung in unserem System aufgerufen. Dort verglich ich dann Daten aus der Bestellung wie bspw. die Preise, die Bestellmenge oder den Kreditor (Lieferant) mit den Angaben auf der Rechnung. Anschließend, wenn alles in Ordnung war, konnte ich die Rechnung mit Bezug auf die Bestellung „einbuchen“. Bei Auffälligkeiten habe ich mich zunächst mit der Einkaufsabteilung kurzgeschlossen. Sehr geholfen hat mir hierbei, dass ich im Vorhinein bereits den Einkauf durchlaufen hatte und somit die Abläufe dort gut kannte.

Abschließend wurden die Rechnungen am Morgen nach der Buchung noch einmal kontrolliert. Und zwar wurden hierzu Ausdrucke aus dem SAP-System erstellt. Auf diesen waren die Daten zu finden, welche man am Vortag „eingebucht“ hatte. Diesen Ausdruck verglich man dann mit der zugehörigen Rechnung. Dies war nötig, um mögliche Fehler während des „Buchungsvorgangs“ auszuschließen. Letztlich konnte man die Rechnungen zur Unterschrift weiter- und somit für die Zahlung freigeben.

Dies geschieht dann in der Buchhaltung, zu der wir in einem späteren Artikel noch kommen werden.

Morgendliche Nachkontrolle der Rechnungen

Abschließend kann ich sagen, dass ich Spaß an der Arbeit dort hatte und ich mich freue beim nächsten Mal mehr von der Rechnungsprüfung zu sehen.

Marcel Bethke

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