Aus dem Azubi-Alltag

Heute: Personalservice

Nachdem ich nun viel über die Abläufe in der Werkstatt sowie den Vorgang einer Bestellung und den Weg einer Eingangsrechnung kennengelernt habe, war ich in den letzten Monaten im Personalservice eingesetzt.

Auf dem Foto oben könnt Ihr den Durchgang zum Personalservice erkennen, aber auch das Büro links vor der Glastür gehört noch dazu. Derzeit besteht das Team aus zwei Sachbearbeiterinnen und einem Teamleiter.

Was wird hier eigentlich gemacht?

Das Aufgabenspektrum eines Personalsachbearbeiters ist sehr umfangreich. Kurz kann man sagen, dass hier von Beginn der Bewerbung an bis zum Ausscheiden alles bearbeitet wird. Was „alles“ ist, kann ich hier nicht vollständig aufschreiben, weil es den Rahmen sprengen würde. Hier aber einige Beispiele: Bewerbermanagement, Arbeitsverträge, Kündigungen, Tarifverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeitdatenpflege, Dienstkleidung und Terminüberwachung.

Ich hatte meinen eigenen Pool an Aufgaben. Die ordnungsgemäße Durchführung oblag allein meiner Verantwortung. Bei meinen Aufgaben habe ich sowohl Lob erhalten als auch einen auf den Deckel bekommen, wenn etwas schief ging. Zur Bearbeitung hatte ich meinen eigenen Arbeitsplatz mit einem großen Schreibtisch (siehe Bild unten).

Eine meiner Aufgaben zeigt eine kleine Schnittstelle zu den anderen bereits kennengelernten Bereichen auf. Denn hin und wieder bekam ich eine Rechnung zur Bearbeitung. Zu dieser musste ich dann eine Bestellanforderung (kurz Banf) erstellen und anschließend darauf achten, dass sie freigegeben und der Wareneingang gebucht wird. Diese Arbeitsschritte kannte ich bereits aus den vorherigen Abteilungen.

Eins meiner weiteren Aufgabengebiete war das Bewerbermanagement. Hierzu gehörte Bewerbungen durchzusehen und eine Empfangsbestätigung zu senden. Wenn ein Bewerber nicht berücksichtigt werden konnte (z. B. weil Qualifikationen fehlten), musste ich eine Absage schreiben. Mit den verbliebenen Bewerbern wurden die Termine für Vorstellungsgespräche geplant.

Beim Planen der Vorstellungsgespräche musste ich zuerst mit allen beteiligten Kollegen einige mögliche Termine abstimmen und ein Sitzungszimmer buchen. Je nach Berufssparte ist der Teilnehmerkreis unterschiedlich, z. B. nehmen bei Busfahrern folgende Kollegen teil: Bereichsleiter, Gruppenleiter Aus- und Weiterbildung, Betriebsgruppenleiter, Betriebsrat und der Teamleiter Personalservice. Wenn der Termin fest stand, verschickte ich die Einladungen an die Bewerber.

Am Tag der Gespräche war ich auch dafür zuständig, das Sitzungszimmer ein- und abzudecken.

Nach dem letzten Vorstellungsgespräch bekam ich wieder Rückmeldung über das weitere Vorgehen: Absage, Vormerkliste oder Einstellung. Hier endete meine Aufgabe im Bewerbermanagement.

Auch habe ich die Arbeitszeitkonten verwaltet, mich um die Dienstkleidung gekümmert und die Gehaltsabrechnungen sortiert und verteilt. Ich habe noch viel mehr Aufgaben und Einblicke erhalten, aber ich denke fürs erste reicht es 🙂 . Ich habe von hier eine Menge mitgenommen und gelernt. Die Abwechslung der Aufgaben hat mir viel Spaß bereitet und ich freue mich darauf, auch die anderen Bereiche noch kennenzulernen – wenn ich aus meinem Sommerurlaub zurück bin.

Marcel Bethke

 

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